Hilfreiche Ratschläge

Beispiel für einen Aktionsplan

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Eine Veranstaltung ist ein Treffen, das unter Beteiligung einer Gruppe von Personen geplant und abgehalten wird: ein Feiertag, ein Geschäftstreffen, eine Sportveranstaltung, eine Kinderparty, eine Werbekampagne usw. Da die Veranstaltung am häufigsten von einer großen Anzahl von Teilnehmern besucht wird, ist es äußerst wichtig, auf die Sicherheit aller eingeladenen Personen zu achten Dass sie sich wohl fühlten, dass niemand gelangweilt war, dass es keine Beschwerden über die Speisekarte, die Leistung der Künstler, die Gestaltung des Tagungsraums usw. gab. Um unangenehme Überraschungen zu vermeiden, muss man vorsichtig sein Aber um sich vorzubereiten.

Die Veranstaltungsvorbereitung beginnt mit der Planung. Machen Sie sich lieber Gedanken darüber, wie Sie die Veranstaltung im Voraus planen. Je mehr Zeit bis zu einem wichtigen Termin verbleibt, desto mehr Möglichkeiten zum Überlegen, Abwägen, Vermeiden von Fehlern und negativen Rückmeldungen der Teilnehmer. Die Planung richtet sich nach den Besonderheiten der Veranstaltung, es gibt jedoch allgemeine Empfehlungen für die Planung.

Was zu planen

Zuallererst das Ziel. So findet keine Veranstaltung statt. Unternehmensleiter wollen bestimmte Ergebnisse erzielen: die Bildung einer Unternehmenskultur, die Förderung von Waren auf dem Markt, die Erweiterung von Geschäftsplattformen, die Sammlung von Mitarbeitern, die Feier des Jubiläums (offizielle Anerkennung seiner Verdienste für das Unternehmen) usw. Das Ziel muss konkret, klar formuliert und erreichbar sein . Zusammen mit dem Zweck wird auch die Art der Veranstaltung festgelegt (Buffet, Picknick, Urlaub im Wasserpark, etc.).

Der nächste Planungsschritt ist das Budget. Egal wie sehr sich der Veranstalter bemüht, es ist nicht möglich, alle kreativen Ideen umzusetzen, wenn das Budget dies nicht zulässt. Bevor Sie sich für die Erstellung eines Aktionsplans entscheiden, müssen Sie sich für die Finanzen entscheiden.

Folgende Punkte werden berücksichtigt:

  • Anzahl und Geschlecht der Gäste (für die Zubereitung des Menüs, Auswahl der Getränke erforderlich),
  • Veranstaltungsort
  • Design und technische Ausstattung,
  • Transport (wenn die Veranstaltung nicht da ist),
  • Foto- und Videoaufnahmen
  • Einladung des Gastgebers, Künstler,
  • Preise und Geschenke
  • Medienberichterstattung über die Veranstaltung (falls erforderlich).

7 verpflichtende Punkte eines bevorstehenden Veranstaltungsplans

Das Dokument kann vom Leiter, seinen Stellvertretern, Gründern oder sonstigen Verantwortlichen erstellt werden. Ein Plan für bevorstehende Veranstaltungen wird in der Regel ein Jahr im Voraus erstellt und daher im Voraus ausgearbeitet. Die Abfolge der Schritte bei der Vorbereitung ist ungefähr wie folgt:

  1. Zunächst wird eine vollständige Liste der bevorstehenden Ereignisse festgelegt.
  2. Dann sammeln sie alle notwendigen Informationen - Termine, Veranstaltungsort, Finanzierungsquellen usw.
  3. Danach werden alle Daten in einer einzigen Tabelle gesammelt und bilden ein gemeinsames Dokument.
  4. Abschließend wird das Dokument vom Kopf unterschrieben (ggf. angepasst). Danach tritt es durch Erteilung einer separaten Bestellung oder Bestellung in Kraft.

Da in der Regel sehr viele Veranstaltungen geplant sind, ist es am bequemsten, Informationen in Tabellenform anzuzeigen. In den Spalten müssen solche Punkte beschrieben werden.

Nr. P / pSpaltennamedie Beschreibung
1Ereignisnameoffizieller Name der bevorstehenden Veranstaltung
2DatenDatum / Daten, falls erforderlich - Angabe der Häufigkeit
3VeranstaltungortAnschrift und Name der Organisation, auf deren Grundlage die Veranstaltung durchgeführt wird
4Finanzierungsquelleneine spezifische Liste von Geldquellen und anderen materiellen Ressourcen
5das Zieleine Angabe einer bestimmten Aufgabe / Aufgaben, sie müssen genau und messbar sein, allgemeine Formulierungen sind nicht zulässig
6verantwortlich für das DirigierenName, Position, Verantwortungsbereich (falls erforderlich)
7markierenwurde oder wurde nicht durchgeführt

Der Tabelle können weitere Spalten hinzugefügt werden, z. B. "Hinweis". Hier kann festgehalten werden, wie die durchgeführte Veranstaltung vom Plan abweicht (Terminverschiebung, Fristen, Verkürzung oder Verlängerung der Dauer, Absage etc.).

Beispielplan

Beim Erstellen eines Dokuments können Sie ein beliebiges oder genehmigtes Beispiel verwenden. In der Regel kann das Formular für Organisationen in einem bestimmten Bereich empfohlen werden, beispielsweise für medizinische Einrichtungen oder Bildungseinrichtungen.

In einigen Fällen wird das Dokument in einer kürzeren Form kompiliert, wobei viele der aufgelisteten Spalten weggelassen werden. Wenn es sich beispielsweise um Standardveranstaltungen handelt, die ständig auf Kosten der Organisation stattfinden, reicht es aus, Folgendes anzugeben:

  • ihren Namen
  • Daten
  • Name und Position der verantwortlichen Person (en).

Der Wortlaut kann mehr oder weniger offiziell sein. Es ist wichtig zu verstehen, dass der Plan in erster Linie für die Mitarbeiter des Unternehmens erstellt wird, d. H. ist ein internes Dokument. Daher lassen sich die Ziele am besten so klar und konkret wie möglich beschreiben.

Wann findet die Veranstaltung statt?

Wählen Sie das genaue Datum im Voraus, um pünktlich zu sein. Eine kleine Veranstaltung für 100 Personen kann in einem Monat vorbereitet werden, und ein Musikfestival für 1.000 Personen in mindestens sechs Monaten. Je früher Sie sich entscheiden, desto einfacher ist es für Sie, eine Website zu finden.

Die fertige Idee wird so aussehen: „Ich möchte am 31. August zu Ehren des letzten Sommertages eine Technoparty am Stadtstrand veranstalten. Mindestens 200 Leute und zwei eingeladene DJs sollten auf der Party sein. “

Kann ich das alles alleine machen?

Kaum. Es gibt viele Fälle und nur 24 Stunden am Tag. Besser ist es daher, ein Team von Gleichgesinnten zusammenzustellen, unter denen Sie sich alle Aufgaben teilen. Nun, wenn der Designer die Plakate malt, wird das Projekt von einem erfahrenen SMM-Spezialisten beworben, und die Ausstattung ist solide.

Haben Sie keine Angst, einen Teil der Verantwortung auf andere Personen zu übertragen. Hauptsache, sie interessieren sich für das Ergebnis und können sich darauf verlassen. Sie werden Ihr Leben ernsthaft erleichtern, indem Sie einen Event-Produzenten ernennen. Seine Aufgabe ist es, alle Probleme und Streitigkeiten zu lösen, das Team zu kontrollieren und Verantwortung für das zu übernehmen, was passiert.

Wenn Sie nicht wissen, wo Sie die richtigen Leute finden, helfen Ihnen die Online-Dienste:

  • EventCatalog.ru ist die größte Datenbank von Websites und Auftragnehmern.
  • theGIFTED - Sofortige Suche nach Arbeitern und interessanten Charakteren.
  • YouDo - Suche nach Freiwilligen oder Mitarbeitern gegen eine geringe Gebühr.

Das Team hat was als nächstes zu tun?

Machen Sie eine Liste aller Fälle. Sie müssen wahrscheinlich über das Konzept der Veranstaltung nachdenken, das Budget festlegen, die Räumlichkeiten finden und vorbereiten, Musiker einladen, Ausrüstung ausleihen, Plakate anfertigen, Catering organisieren (Lieferung und Übergabe von Speisen und Getränken). Halten Sie erst an, wenn neben jedem Element ein Häkchen angezeigt wird.

Sammeln Sie das gesamte Team, besprechen Sie den Aktionsplan und weisen Sie Verantwortlichkeiten zu. Jeder muss verstehen, wofür er verantwortlich ist. Legen Sie für alle Aufgaben die Frist fest.

Verwenden Sie Trello oder Google Sheets für Aufgaben. Es ist praktisch, wenn das gesamte Team Zugriff auf das Dokument hat.

Schreiben Sie unbedingt alle neuen Nummern in Ihre Kontakte. Es ist besser, dies gemäß dem Schema "Name_Duty_Date of event" zu tun. Zum Beispiel "Vlad Photographer 15.07." Sie werden also auf keinen Fall verwirrt.

Ich habe Angst, etwas zu vergessen. Darf ich einen groben Plan haben?

Sie können. Der Standardplan sieht folgendermaßen aus:

  1. Vereinbaren Sie Treffen mit Freiwilligen, Teams und Sponsoren.
  2. Bereiten Sie Tickets, Hotel und Transfer für geladene Gäste vor.
  3. Bestellen Sie das Design und den Druck von Broschüren, Postern, Markent-shirts und allem anderen, was im Voraus gezeichnet und gedruckt werden muss.
  4. Mieten Sie und bereiten Sie die Website. Denken Sie an Plätze für Besucher, Personal, Ausrüstung und Parkplätze. Koordinieren Sie die Gästelisten und Organisatoren mit den Eigentümern der Website.
  5. Verschreiben Sie den Zeitpunkt des Ereignisses - welche Zeit wird passieren. Sie sollten genau wissen, wann sie Essen servieren und wann der Moderator spricht.
  6. Ausrüstung mieten. Mindestausstattung: Laptop, Lautsprecher, Mischpult, zwei Mikrofone, Leinwand und Projektor. Bei großen Veranstaltungen ist es praktisch, ein Walkie-Talkie mit Headset zu verwenden, um mit dem Team zu kommunizieren.
  7. Vereinbaren Sie mit einem Fotografen und Videofilmer. Um die Leistungsbeschreibung festzulegen, vereinbaren Sie einen Termin und schließen Sie eine Vereinbarung.
  8. Stellen Sie Wartungspersonal ein: Sicherheit, Schränke, Kellner, Reinigungsservice. Die Anzahl der Personen hängt von der Veranstaltung ab. Es ist möglich, dass Sie kein zusätzliches Personal benötigen oder Freiwillige finden.
  9. Finde eine Spur. Es ist wichtig. Die Stimmung der Gäste und die allgemeine Atmosphäre der Veranstaltung werden davon abhängen.
  10. Denken Sie über Logistik nach: wie Sie Menschen, Ausrüstung und Lebensmittel zum Veranstaltungsort und zurück bringen.

Notfälle sind eher die Norm als die Ausnahme. Geben Sie für jeden Artikel einen Plan B an: Was, wenn Ihnen plötzlich der Zugriff auf die Site verweigert wird? Und wenn es Probleme mit dem Ton gibt? Was ist, wenn es regnet?

Ich bin mir nicht sicher, ob ich das Geld für das Projekt finden kann. Welche Möglichkeiten gibt es?

Berechnen Sie zunächst das ungefähre Budget der Veranstaltung und machen Sie eine Schätzung. Berücksichtigen Sie alle Ausgaben: Räumlichkeiten, Ausstattung, geladene Gäste, Werbung, Druck, Logistik, Catering, Team. Zum Beispiel beinhalten die Kosten für eingeladene Gäste den Kauf von Tickets, Unterkunft, Mahlzeiten, Transfers und Gebühren. Kosten für das Team: Bezahlung für Telefonanrufe, Essen, Kauf von Requisiten.

Wenn Sie genau wissen, wie viel Sie brauchen, fangen Sie an, Geld zu sammeln. Wo sie zu finden sind, hängt vom Format der Veranstaltung ab.

Wenn Sie etwas sozial Bedeutendes organisieren (Graffiti-Festival der Stadt, ein populärwissenschaftlicher Vortrag für Schüler), können Sie ein Stipendium beantragen, auf Planeta.ru Spenden sammeln oder Freiwillige gewinnen.

Wenn Sie eine kommerzielle Veranstaltung durchführen - suchen Sie einen Sponsor, der sich für PR interessiert. Machen Sie eine schöne Präsentation und beschreiben Sie klar, welche Vorteile der Sponsor durch die Teilnahme an Ihrem Projekt erhält und was von ihm verlangt wird. Sei einfach ehrlich und verspreche nicht, was du nicht kannst. Sie haben bessere Erfolgschancen, wenn die Zielgruppe Ihrer Veranstaltung mit der Zielgruppe des Sponsorunternehmens übereinstimmt.

Wenn Sie eine Hochzeit Ihres besten Freundes organisieren - verbinden Sie Ihre Bekannten und Freunde. Sie können Ihnen eine geeignete Plattform, Ausrüstung und Host zur Verfügung stellen.

Eine gute Möglichkeit, das Budget einer kommerziellen Veranstaltung zu reduzieren, besteht darin, mit Auftragnehmern zu verhandeln und an Tauschgeschäften zu arbeiten. Die teuersten Anbieter sind Catering und eine Alkoholbar. Stellen Sie Ihre Konditionen ein, schreiben Sie die Leistungsbeschreibung klar vor und zögern Sie nicht, einen Rabatt zu beantragen.

Was muss ich beachten, damit alles gut geht?

Alles ist wichtig, auch die Anzahl der Toiletten und das Vorhandensein eines Fahrradstellplatzes. Es gibt jedoch fünf Hauptelemente, von denen der Erfolg einer Veranstaltung abhängt:

  • Das licht. Gutes Licht ist, wenn die Szene gut sichtbar ist, die Scheinwerfer nicht geblendet werden und die Gäste nicht von hässlichen Schatten getroffen werden.
  • Der Ton. Überprüfen Sie die Ausrüstung mehrmals, stellen Sie das Mikrofon ein und vereinbaren Sie mit dem Eigentümer des Gebäudes die Regelung des Geräuschpegels auf der Baustelle.
  • Sauberkeit. Kein Müll, schmutzige Böden und ungereinigte Toiletten.
  • Sicherheit Studieren Sie den Evakuierungsplan und informieren Sie das Team und die Freiwilligen. Jeder sollte wissen, wo sich die Notausgänge, Feuerlöscher und die Erste-Hilfe-Ausrüstung befinden.
  • Temperatur Niemand sollte zu heiß oder zu kalt sein - es lohnt sich, die Luftzirkulation und den Zustand der Klimaanlagen zu überprüfen. Die angenehme Raumtemperatur in der warmen Jahreszeit beträgt 23-25 ​​° C, in der kalten 22-24 ° C. Wenn Sie ein Musikfestival veranstalten, sollte die Temperatur niedriger sein (20–22 ° C), da sich nach dem Tanzen auf der Bühne definitiv alle heiß anfühlen.

Mit wem sollte die Veranstaltung abgestimmt werden, damit die Polizei uns nicht rauswirft?

Es müssen zwei Meldungen vorbereitet werden: an die Stadtverwaltung und an die Abteilung für innere Angelegenheiten (wenn die Veranstaltung weniger als 2.000 Personen umfasst). Sie können per Post oder Kurier verschickt werden, zwei Kopien an jede Stelle. Wenn Sie eine Veranstaltung mit mehr als 2.000 Personen planen, müssen Sie zusätzlich eine Benachrichtigung an die Regionalregierung und die regionale Polizeidienststelle senden.

Die Benachrichtigung erfolgt in freier Form: Sie müssen angeben, was Sie organisieren, welchen Namen und Zweck die Veranstaltung hat, wo und wann sie stattfinden wird, wie viele Teilnehmer erwartet werden und wer die Veranstalter sind. Beispiele für Benachrichtigungen finden Sie im Internet.

Schließen Sie Vereinbarungen mit allen Vertragspartnern ab, die Sie mit Ausrüstung, Catering oder Mieträumlichkeiten beliefern. Besprechen Sie alle Details klar und deutlich und stellen Sie sicher, dass sie im Vertrag enthalten sind. Wenn Sie beispielsweise vereinbart haben, dass die Endreinigung für den Eigentümer der Räumlichkeiten bestimmt ist, sollte dieser Punkt im Vertrag enthalten sein.

Wie kann eine Veranstaltung angekündigt werden, damit möglichst viele Menschen davon erfahren?

Überlegen Sie sich einen Namen und ein Logo. Lassen Sie den Designer Plakate zeichnen und eine Corporate Identity entwickeln. Erstellen Sie eine einfache Website mit Veranstaltungsinformationen - zum Beispiel zu Tilda.

Versenden Sie eine Pressemitteilung mit Informationen über die Veranstaltung: Was, wo und wann verbringen Sie, wer sind die Organisatoren, Partner und Hauptteilnehmer. Versuchen Sie, Journalisten zu interessieren. Schreiben Sie nicht zu trocken und senden Sie Pressemitteilungen an Fachmedien, die die gleiche Zielgruppe wie Ihre Veranstaltung haben. Die redaktionellen Kontakte auf den meisten Websites sind gemeinfrei.

Vergessen Sie nicht die Werbung in sozialen Netzwerken. Erstelle ein Meeting auf Facebook, VKontakte und eine Event-Seite auf Instagram. Starten Sie gezielte Werbung und richten Sie Impressionen richtig ein: Sie sollten sie nur Ihrer Zielgruppe zeigen, damit das Werbebudget nicht verschwendet wird. Bitten Sie große städtische Gemeinden und Blogger, Ihre Veranstaltung auf ihren Seiten zu teilen. Wenn Sie mit SMM überhaupt nicht vertraut sind, lesen Sie den Netologia-Blog - es gibt viele nützliche Materialien zur Werbung in sozialen Netzwerken.

Alles ist fertig. Sonst noch etwas zu beachten?

Seien Sie voll ausgestattet. Der Organisator sollte immer ein aufgeladenes Telefon mit Kommunikation und Internet, ein Ladegerät, einen Ersatzlaptop, ein Verlängerungskabel, HDMI-Adapter für alle möglichen Anschlüsse, Aufkleber, Klebeband, mehrere Feuerzeuge, ein Briefpapiermesser, Heftpflaster und Schmerzmittel für den Fall haben, dass Ihr Kopf weh tut.

Fragebögen

Nachdem Sie die oben genannten Probleme geklärt haben, können Sie mit dem Erstellen von Fragebögen für die eingeladenen Personen beginnen. So können die Wünsche der Gäste leichter berücksichtigt werden. Aufgrund der Ergebnisse der Umfrage müssen Sie möglicherweise Anpassungen am Plan und an der Schätzung vornehmen. Wir bieten eine ungefähre Liste von Fragen:

  1. Planen Sie, an der Veranstaltung teilzunehmen?
  2. Wenn Sie nicht vorhaben, an der Veranstaltung teilzunehmen, aus welchem ​​Grund?
  3. Wie sind Sie auf die Veranstaltung aufmerksam geworden?
  4. Wie war die Anmeldung zur Teilnahme an der Veranstaltung (sehr einfach, problemlos, mit geringen Schwierigkeiten, Schwierigkeiten)?
  5. Hast du irgendwelche Wünsche auf der Speisekarte?
  6. Wer bezahlt Ihre Teilnahme an der Veranstaltung?
  7. Für welche Themen, Diskussionsfragen interessieren Sie sich?
  8. Haben Sie Fragen zu der Veranstaltung, welche?
  9. Haben Sie Fragen an den Veranstalter, welche?
  10. Wie möchten Sie Informationen über die Veranstaltung erhalten (Adresse Mail, E-Mail, Telefon)?
  11. Andere

Fragen werden je nach Art und Inhalt der Veranstaltung angepasst. Die Hauptsache ist, einen Fragebogen zu erstellen, damit der Veranstalter alle Antworten erhält, die ihn interessieren. Dies hilft bei der Entscheidung, wie ein Aktionsplan erstellt werden soll, um alle Arten von Missverständnissen zu vermeiden. So werden muslimische Geschäftspartner während des Banketts kein Schweinefleisch anfassen (was bedeutet, dass das Menü Gerichte aus Hühnchen oder Pute enthalten sollte), und die Witze der führenden Firmenpartei mögen manchen Leuten nicht lustig vorkommen. Natürlich sollte die Umfrage anonym sein.

Nachdem die Informationen gesammelt wurden, fährt der Mitarbeiter direkt mit der Erstellung des Plans fort.

So planen Sie eine Veranstaltung: ein Beispiel

Das Planformular wurde gemäß GOST R 6.30-2003 „Einheitliche Dokumentationssysteme. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Anforderungen für Papierkram. " Der Plan listet traditionell die Art der Arbeiten für die Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung, die Fristen und die Verantwortlichen auf. Zu Beginn des Dokuments werden der Name der Organisation und die Art des Dokuments bei der Genehmigung, das Datum, die Nummer und der Ort der Erstellung des Dokuments sowie der Stempel bei der Genehmigung angegeben. Separat erstellte Finanzdokumente, Genehmigungsblätter und Einarbeitung in das Dokument. In Form eines Diagramms sieht es ungefähr so ​​aus:

Tabelle 1. Beispielaktionsplan

(Position des Leiters der Firma)

Aktionsplan zur Vorbereitung und Durchführung

Der Zweck der Veranstaltung:

Arten von ArbeitFristenVerantwortlich
1.Schaffung des Organisationskomitees15.12.2014Vollständiger Name
2.Erstellung eines Kulturprogramms15.12.2014Vollständiger Name
3..

Der Plan kann auch die Spalten "Ergebnisse" und "Notizen" enthalten.

Der aufgestellte Plan wird mit der Geschäftsführung besprochen, genehmigt und den Mitarbeitern mitgeteilt. Verantwortliche tragen ihre Unterschriften in das Einarbeitungsblatt ein und erhalten eine Kopie des Plans. Danach wird die Frage „Wie erstelle ich einen Aktionsplan?“ Als abgeschlossen betrachtet.

Da Veranstaltungen in der Regel mehrmals im Jahr stattfinden, muss ein Eventmanager oder ein anderer Spezialist einen jährlichen Aktionsplan erstellen. Wie erstelle ich einen Aktionsplan für das Jahr?

Jahresplan

Bevor Sie mit der Erstellung des Jahresplans fortfahren, müssen Sie die Aktivitäten des Unternehmens für das vergangene Jahr analysieren. Basierend auf den Ergebnissen der analytischen Arbeit wird ein Bericht erstellt, dessen Inhalt Ziele für die nächsten 12 Monate festlegt. Mit den Veranstaltungen des neuen Kalenderjahres sollen genau diese Ziele erreicht werden.

Veranstaltungen sind monatlich geplant. Wie viele Veranstaltungen pro Monat durchgeführt werden sollen, entscheidet das Unternehmen. Es hängt alles von den Zielen und dringenden Problemen ab. Предусматриваются однократные, периодические и текущие мероприятия. К однократным мероприятиям относится, в частности, закупка оборудования у зарубежной компании.Die aktuelle Veranstaltung findet ebenfalls einmal statt, dauert jedoch länger. Periodische Ereignisse werden in einem bestimmten Zeitintervall wiederholt. Dies kann die Personalentwicklung (Konferenzen, Seminare, Webinare), die Entwicklung und Durchführung von Projekten, Firmenveranstaltungen usw. sein. Alle Ereignisse sollten nach Zweckmäßigkeit, Thema und Zeitpunkt logisch aufeinander abgestimmt sein.

Jahresplan Formular

Der Jahresplan wird in Form eines allgemeinen Arbeitsplans oder eines Zeitplans erstellt. Manchmal sind beide Optionen angemessen (z. B. wenn die ausübenden Künstler in verschiedenen Organisationen arbeiten). Lassen Sie uns diese Arten von Plänen genauer betrachten.

Im allgemeinen Jahresplan sind die Seriennummer, der Name der Veranstaltung, die Fristen, die Ergebnisse, die verantwortlichen Künstler und ein Vermerk vermerkt. Das Kapitel „Ergebnis“ gibt Aufschluss über das Ergebnis der Aktivitäten der Spezialisten: ein Prozess- oder Mechanismusdiagramm, ein abgeschlossenes Projekt, einen Bericht, ein Paket von Dokumenten usw.

Tabelle 2. Beispiel für einen Gesamtarbeitsplan
Name des EreignissesErgebnisseFristenDarstellerHinweise
Starten SieEndeGMBHOJSCCJSC
1.Internationale KonferenzSammlung von Abstracts15.0117.01Vollständiger NameVollständiger NameVollständiger NameStudierende spezialisierter Hochschulen sind involviert
2.Vorstellung einer neuen KäsesorteBericht über die Präsentation einer neuen Käsesorte16.0217.02Vollständiger NameVollständiger NameVollständiger NameTechnologen von Unternehmen sind beteiligt
3..

Bei der Erstellung eines Zeitplans werden die Aktivitäten für jeden Monat angegeben. Die Verbindung zwischen dem Namen des Ereignisses und dem Monat wird übermalt. Ein Dokument könnte ungefähr so ​​aussehen:

Tabelle 3. Beispielzeitplan

Name des EreignissesErgebnisseDarsteller2014 JahrHinweise
JanuarFebruarMärz
1.Internationale KonferenzSammlung von Abstracts
1.1.Vorbereitung eines NewslettersInformationsbriefBüroleiter
2.Vorstellung einer neuen KäsesorteBericht über die Präsentation einer neuen Käsesorte
2.1.Erstellung von BroschürenFlyerMarketing-Abteilung

Neben dem Jahresplan werden eine Begründung für Maßnahmen, Berichts- und Kontrollformulare sowie Anhänge erarbeitet. Anwendungen umfassen:

  • Finanzunterlagen
  • Kommunikationsplan, sonstige Unterstützung für die Veranstaltung,
  • Risikoanalyse.

Alle oben genannten Pläne gelten für Erwachsene. Es finden aber verschiedene Veranstaltungen mit Kindern statt. Die Muster, um Pläne für die Jungs zu schmieden, sind ungefähr gleich, aber es gibt einige Merkmale.

Wie erstelle ich einen Aktionsplan für Kinder?

Die Veranstaltung für junge Bürger unterscheidet sich von der für Erwachsene vor allem durch pädagogische und (oder) gesundheitsfördernde Orientierung. Verantwortlich sind ernannte Lehrer, Psychologen, Animateure, Bibliothekare, Berater in Gesundheitslagern und andere Spezialisten, die mit Kindern arbeiten. Die Einzelheiten der Veranstaltung hängen vom Alter der Kinder und den gestellten Aufgaben ab. Berücksichtigen Sie die Merkmale der Veranstaltungsplanung in Vorschulen, Schulen, Bibliotheken und Erholungslagern.

Vorschule

Kindergartenaktivitäten sind Teil des Jahresplans. Vorgesehen für:

  • Matineen (Themen- und Ferientermine),
  • Sporturlaub
  • Gesundheitstage und -wochen (einschließlich verschiedener Aktivitäten),
  • Elterngespräche usw.

Für jede dieser Aktivitäten wird ein Plan oder Szenario erstellt, der vom Manager genehmigt und mit seinem Stellvertreter abgestimmt wird. Geben Sie den Namen des Ereignisses, den Zweck, die Aufgaben, den Zeitpunkt und den Ort des Ereignisses, die Ausrüstung, das Inventar, den Verlauf des Ereignisses (im Skript) und die Verantwortlichen an. Hier ist ein Beispiel für das Entwerfen eines Aktionsplans für den Gesundheitstag:

Tabelle 4. Beispiel für einen Health Day-Vorschulplan

"____" ______________ 2014

Stellvertretender Leiter der OIA

"____" ______________ 2014

Gesundheitstag-Aktionsplan (Datum)
Zeit und OrtEreignisnameDie GruppeVerantwortlich
MorgengymnastikAlle GruppenGruppenpädagogen
StaffellaufÄltere GruppeSportlehrer, Gruppenpädagoge
.
Sport Freizeit "Neptun kam zu uns"Mittlere GruppeSchwimmlehrer, Krankenschwester, Gruppenpädagogin
Im Laufe des TagesFotobericht vom GesundheitstagAlle GruppenGruppenlehrer, Hilfslehrer

Abhängig von den Besonderheiten der Veranstaltung können die erwarteten Ergebnisse angegeben werden (Verringerung der Schülerzahl, Bildung von Vorstellungen über einen gesunden Lebensstil bei Kindern, Erhöhung des Niveaus der pädagogischen Kultur der Eltern usw.).

Das Szenario der Veranstaltung für Kinder im Vorschulalter sind Spiele, Aufführungen aus Märchen, Zaubertricks, Attraktionen. Es ist wichtig, dass der Urlaub interessant, lustig, lebendig und vor allem nützlich für Kinder ist.

Aktivitäten für Schüler sind während des Schuljahres und in den Ferien geplant. Die Aktionspläne werden vom Schulleiter, Klassenlehrer, Sportlehrer, Organisationslehrer, Psychologen zusammengestellt. Die von den Lehrern erstellten Pläne werden vom Schulleiter geprüft und genehmigt. Die Ziele der Veranstaltung sind vorgesehen, die erwarteten Ergebnisse, die Verantwortlichen werden ernannt. Bei der Planung werden das Alter der Kinder, ihre Interessen, Probleme im Unterricht (schulische Leistungen, Verhalten, Beziehungen im Team usw.) sowie objektive Faktoren (Jahreszeit, Siedlungsart, Gelände, Klima usw.) berücksichtigt. unvergessliche Termine. Dementsprechend finden Veranstaltungen zu den Themen „Ritter und Prinzessinnen“, „Bekanntschaft mit dem Musiktheater“, „Sommerferien“, „Sie haben für die Heimat gekämpft“ und anderen statt. Die Hauptsache ist, dass Kinder interessiert sein sollten. Die Studierenden selbst sind auch an der Vorbereitung und Planung der Veranstaltung beteiligt. Wie erstelle ich einen Aktionsplan? Das Beispiel ist in der Tabelle dargestellt.

Tabelle 5. Beispiel für einen Schulferienplan

Schulleiter Nr.

Bildungsplan für die Herbstferien
EreignisDatumKlasseZeit
1.Besuch des Musical Comedy Theaters28.10.20131116.00
2.Operation ein Buch heilen29.10.20135-612.00
3..

Kinderbibliothek

Das Bibliothekspersonal sorgt dafür, dass Kinder mehr lesen und Bücher lieben. Zu diesem Zweck finden literarische Abende, Quiz, Auktionen usw. statt. Wie erstelle ich einen Aktionsplan in der Bibliothek? Diese Arbeit erfolgt in mehreren Schritten. Das Thema der Veranstaltung wird ausgewählt, der Zweck und das Alter der Veranstaltung werden festgelegt. Entsprechend dem Alter der Teilnehmer werden literarische Werke ausgewählt und ein Drehbuch erstellt.

Bibliothekare vergessen die Werbung nicht: Plakate, Flugblätter, Einladungen werden gemacht. Ein wichtiger Punkt ist die Erstellung von Bildmaterial. Das Ereignis selbst wird in den Medien aufgezeichnet, analysiert und beworben. Die Planform könnte etwa so aussehen:

Tabelle 6. Beispielaktionsplan in der Kinderbibliothek
EreignisformularEreignisnameDas PublikumDatum
1.FestzugValentinstagSchüler14.02
2.Frage und Antwort Abend"Wer kennt mehr Geschichten?"Vorschulkinder und Grundschüler18.03
3..

Gesundheitslager

Pädagogen für Anfänger sind besorgt über die Frage: „Wie erstelle ich einen Veranstaltungsplan für eine Schicht?“ Traditionell verwenden Berater in Gesundheitslagern einen Rasterplan. Squad-Events stimmen mit Camp-Events überein, einschließlich Badetagen, Ankunfts- und Abfahrtszeiten. Der Zeitplan umfasst Veranstaltungen vor dem Mittagessen, nach dem Nachmittagstee und Abendessen. Die Gewinneroption besteht darin, zwei Gitterpläne zu erstellen: für klares und regnerisches Wetter.

Der Gitterplan sieht ungefähr so ​​aus. Ein Blatt Papier wird durch die Anzahl der Schichttage in Rechtecke unterteilt. Jede Box enthält Ereignisse.

Tabelle 7. Beispielplan für Aktivitäten im Erholungslager

Auf der ganzen Welt "Hello Camp"

Rund um die Welt "Hochseilgarten"

Wettbewerb "Hallo, wir suchen Talent!"

Es ist ratsam, Kinder in die Erstellung des Netzplans einzubeziehen, da Veranstaltungen speziell für sie geplant sind. Sie können eine Arbeitsgruppe aus den aktivsten Leuten zusammenstellen oder eine Vorschlagsbox in den Spielraum stellen. Brainstorming wird nicht überflüssig sein.

Im Szenario eines bestimmten Ereignisses werden Zweck, Ort und Zeit des Ereignisses, Ausrüstung, Inventar und der Ablauf der Aktion angegeben.

Bei der Planung (sowohl für Erwachsene als auch für Kinder) ist es wichtig, dass die Veranstaltung angemessen, nützlich, interessant und unvergesslich ist.

Ein ideales Ereignis besteht aus vielen kleinen Dingen, die alle Anstrengungen zunichte machen können. Bei der Planung eines Großereignisses werden Benutzer daher zunehmend von Hightech angezogen. Um lästige Fehler zu vermeiden, die den Urlaub ruinieren können.

Hochzeiten, Geburtstage, Jubiläen, Seminare, andere Feiertage und Veranstaltungen sind längst nicht mehr familienfreundlich und haben sich zu einer Unterhaltungsbranche entwickelt. Kuchen - zur Bestellung erforderlich. Musik - zum "Leben". Gaumenfreuden - wie in den besten Häusern Londons. Und das war nicht wie alle anderen, aber nicht schlimmer als die anderen.

Hochtechnologie, die früher nur zur Unterhaltung eingesetzt wurde, kann jetzt bei der Planung der perfekten Veranstaltung helfen. Angesichts aller kleinen Details.

Allseating Eine Eventplanungsplattform in den USA, die in der Lage ist, die Gästeliste und den Boarding-Plan zu verwalten, stellt das neueste Tool vor. Virtuelle Realität (VR).

Die virtuelle Realität fungiert als umfassendes Planungsinstrument. Damit können Sie Grundrisse und Landungen visualisieren - um Tische zu decken, Gäste zu setzen. Manchmal können ohne eine visuelle Darstellung des Ganzen Schwierigkeiten auftreten, da kleine Details möglicherweise übersehen werden.

Die Werkzeugbibliothek enthält mehr als 100 virtuell akkurate Modelle der beliebtesten realen Veranstaltungsorte, einschließlich einzigartiger, beispielsweise des Mandarin Oriental Hotels in New York.

Dank der virtuellen Realität können Benutzer nicht nur mit eigenen Augen „sehen“, wie die allgemeine Atmosphäre der Veranstaltung aussehen wird, sondern auch während des gesamten Urlaubs einen „Ausflug“ unternehmen. Mit der Möglichkeit, alle Kleinigkeiten im Detail zu betrachten - von der Form und Farbe der Möbel bis zu den ausgewählten Servietten und Bestecken.

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