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Effektive Planung und Organisation des Arbeitstages: Methoden, Regeln und warum es wichtig ist

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Erinnern Sie sich an Ihre größten Misserfolge im Leben. Streitereien, Missverständnisse, die Ihr ganzes Leben in die negative Richtung verändert haben. Fehlgeschlagene Prüfungen, Bewerbungsgespräche usw. Die Gründe für solche Fehlschläge sind ähnlich. In der Regel sind sie auf schlechte Vorbereitung und unüberlegte Maßnahmen zurückzuführen. Im Folgenden wird erläutert, wie Sie alles verwalten und den Tag / die Woche planen.

Was passiert, wenn ein Athlet einen Monat vor den Olympischen Spielen mit dem Training aufhört - Fähigkeiten und Muskelkraft werden erheblich schwächer und er wird einen der letzten Plätze einnehmen. Wie im Sport braucht man in jedem Geschäft eine gute Vorbereitung, ohne die sich die Erfolgschancen stark verringern.

Ein Schlüsselfaktor bei der Vorbereitung ist die Planung Regel 6 P: Richtig durchgeführte Planung verhindert einen Produktivitätsverlust.

Im Folgenden werde ich 7 Möglichkeiten geben, um mit der richtigen Planung des Tages und der Woche Schritt zu halten.

Wofür ist die Aufgabenliste?

Zunächst analysieren wir, wie unser Gehirn funktioniert. Es wurde festgestellt, dass wir in unseren Köpfen nicht mehr als 7 + -2 Fälle oder wichtige Gedanken unter Kontrolle halten können. Um dies sicherzustellen, zählen Sie, wie viele Kreise in den Bildern gezeigt werden:

Abb. 1Abb. 2Abb. 3

Abb. 4Abb. 5

Um die Anzahl der Objekte in den Abbildungen 1, 3 und 4 zu bestimmen, genügt höchstwahrscheinlich ein Blick.

Und für die Abbildungen 2 und 5 reichte ein Blick nicht aus, sondern musste separat betrachtet werden. Je weniger Objekte, desto einfacher ist es, sie zu verwalten. Die Grenze im Gehirn kommt, wenn die Menge mehr als 7 + -2 wird.

Die Situation ist auch mit Gedanken, zur gleichen Zeit in unserem Kopf können wir nicht mehr als 7 + -2 Aufgaben speichern, der Rest ist vergessen.

Arbeitstagesplanung

Im 21. Jahrhundert hat sich der Lebensrhythmus spürbar beschleunigt und gewinnt weiter an Dynamik. Wenn früher, um erfolgreich zu sein, eine Menge Arbeit geleistet werden musste, aber jetzt, um erfolgreich zu sein, muss noch viel mehr getan werden. Und die Leute bekommen langsam Zeitmangel. Wenn Sie all den täglichen Aufgaben nachgehen, die uns das Leben täglich stellt, bleibt absolut keine Zeit mehr.

Die Planung von Arbeitstagen ist ein Instrument, mit dem sich die Arbeitszeit nicht nur effizient nutzen, sondern auch reduzieren lässt. Dies ist keine banale To-Do-Liste, die in strikter Reihenfolge ausgefüllt werden muss. Planung ist die Möglichkeit zu entscheiden, was wann und warum getan werden muss.

Deshalb strukturiert eine kompetente Planung nicht nur alles, was Sie an einem Tag tun, sondern spart auch Zeit. Zunächst müssen Sie die wichtigsten Dinge erledigen - dies ist die Hauptregel des Zeitmanagements. Es ist nützlich für jede Person, die Freizeit bei der Arbeit hat und keinen klaren Zeitplan hat, um ihre Zeit richtig zu verteilen.

Was beinhaltet die Planung?

Die Arbeitszeitplanung umfasst:

  • Priorisierung
  • Die Auswahl wichtiger Aufgaben.
  • Suchen Sie nach den besten Möglichkeiten, um sie zu lösen.
  • Suchen Sie nach einer Beschäftigung in Ihrer Freizeit.

Priorisierung hilft Ihnen zu verstehen, was Aufmerksamkeit erfordert, was allein gelöst werden kann und welches Problem Sie einfach ignorieren müssen. Zeit und Information sind viel wertvoller geworden als zuvor, und es ist sinnlos, sich darüber zu ärgern, was nicht zu einem Ergebnis führt.

Auswahl wichtiger Aufgaben - Fast wie Prioritäten setzen, nur innerhalb eines Arbeitstages. Sie entscheiden, was wichtige Ergebnisse bringt, was dringend getan werden muss und was verschoben werden kann.

Die besten Wege finden, um Probleme zu lösen - ein sehr wichtiger Punkt. Bei der Planung müssen Sie nicht nur berücksichtigen, was Sie tun werden, sondern auch, wie es am besten ist, dies zu tun. Es ist wichtig, nicht nur Zeit zu sparen, sondern alles so schnell und effizient wie möglich zu erledigen.

Arbeit mit Freizeit sollte auch in den Arbeitsplan aufgenommen werden. Hast du 2 Stunden am Tag Zeit, um etwas auszugeben? Sie können dies dem Chef sagen, und er wird Sie mit Arbeit belasten, Sie können sich selbst bilden oder Sie können sich bemühen, Ihr eigenes Projekt zu entwickeln.

Warum ist es wichtig, einen Arbeitstag zu planen?

Jeder, der jemals auf freiberufliche, geschäftliche oder „ehrenamtliche Arbeit“ gestoßen ist (wie ein Taxi), weiß, wie wichtig es ist, Dinge tagsüber zu arrangieren. Beispielsweise halten es die meisten Büroangestellten jedoch nicht für erforderlich, ihren Arbeitstag zu planen.

In der Tat ist der Hauptgrund für die Planung Ihres Arbeitstages die Steigerung Ihrer eigenen Effizienz. Wenn Sie auf Ihren eigenen Körper hören, können Sie verstehen, dass einige Dinge Ihnen zu einer Zeit besser gegeben werden und andere - zu einer anderen. Zum Beispiel ist es für Sie bequemer, nach dem Mittagessen Anrufe bei anderen Unternehmen zu tätigen, da Sie bereits aufgewacht sind, aber noch nicht müde geworden sind und die monotone Arbeit am Abend schneller ist. Verschieben Sie die Informationen in die Datenbank also lieber auf 5-6 Stunden.

Die Planung des Arbeitstages berücksichtigt nicht nur die grundlegenden Elemente der Problemlösung, sondern auch die persönlichen Vorlieben jeder Person. Zeitmanagement wurde nicht durchgeführt, um allen die gleiche Vorlage für Hochleistungsarbeit aufzuerlegen. Sie müssen Ihre Aufgaben an die Eigenschaften Ihres Körpers anpassen.

Durch die Organisation und Planung Ihres Arbeitstages können Sie mehr in kürzerer Zeit erledigen und haben Zeit für das, was Sie möchten.

Wer sollte seinen Arbeitstag planen?

Jeder sollte in der Lage sein, seinen Arbeitstag zu planen. So können Sie Zeit sparen und effizienter arbeiten. Es gibt jedoch drei Kategorien von Personen, die lediglich eine persönliche Planung durchführen müssen.

Freiberufler. Der undisziplinierteste Angestellte ist ein Freiberufler. Er hat keinen klaren Zeitplan, aber nur die Frist erinnert daran, dass es Zeit ist, sich zu setzen, um etwas zu tun. Deshalb ist es für Freiberufler, die mit mehreren Kunden zusammenarbeiten, sehr wichtig, ihren Arbeitstag zu planen. Es stellt sich häufig heraus, dass neue Aufträge mit einem Unterschied von ein bis zwei Tagen angezeigt werden. Wenn Sie bis zum letzten ziehen, haben Sie möglicherweise keine Zeit, an zwei Projekten zu arbeiten.

Geschäftsleute. Hier ist fast alles wie bei freiberuflichen Mitarbeitern. Vor allem, wenn es sich um ein Online-Geschäft handelt. Einerseits können Sie zu Hause entspannen, wenn Ihre Mitarbeiter arbeiten, andererseits wird dieser Ansatz unvermeidlich scheitern. Im Westen lebt unter Geschäftsleuten der Kult des Workaholism. Sie glauben, wenn Sie nicht 60 Stunden pro Woche arbeiten, dann sind Sie faul und Sie haben nichts im Geschäft zu tun.

Führungskräfte. Ein Führer wird nicht immer ein Geschäftsmann sein. Der Eigentümer des Unternehmens darf sich nicht aktiv an den Angelegenheiten seines Unternehmens beteiligen, aber sein Direktor übernimmt die Verantwortung für den Betrieb des gesamten Mechanismus. Deshalb sollten die Führungskräfte mittlerer und großer Unternehmen ihre Zeit effektiv nutzen, denn die Zukunft des Unternehmens hängt langfristig von ihren Entscheidungen ab. Durch die Planung des Arbeitstages einer Führungskraft können Sie Ihre Zeit optimal auf strategisch wichtige Aufgaben verteilen.

Methoden zur Planung des Arbeitstages

Es gibt viele Methoden für die richtige Planung eines Arbeitstages. Aber einer der effektivsten ist Eisenhower-Matrix. Sein Wesen ist wie folgt.

Es gibt 4 Felder:

  1. Quadrat A - Dringende und wichtige Angelegenheiten.
  2. Quadrat B - nicht dringende und wichtige Angelegenheiten.
  3. Quadrat C - dringende und unwichtige Angelegenheiten.
  4. Quadrat D - nicht dringende und unwichtige Angelegenheiten.

Quadrat A sollte fast immer leer bleiben. Bei richtiger Planung sollten alle wichtigen Angelegenheiten in Kasten B geregelt und ausgeführt werden, sobald sie sich A nähern.

Quadrat B - Dies sind wichtige Dinge, die Ihnen helfen, Ihr Ziel zu erreichen. Dies umfasst alle Aufgaben, die innerhalb eines Arbeitstages erledigt werden müssen.

Quadrat C bezeichnet dringende und unwichtige Angelegenheiten, die zur Ausführung an andere Personen weitergegeben werden müssen. Ein anschauliches Beispiel für dringende, aber unwichtige Angelegenheiten ist das Anrufen eines potenziellen Kunden. Ein Mitarbeiter kann das, Sie konzentrieren sich besser auf andere Dinge.

Quadrat D bedeutet, dass es nicht dringende und unwichtige Dinge gibt, die Sie dem Ziel nicht näher bringen, keine positiven Emotionen hervorrufen und im Prinzip nicht benötigt werden. Dieses Quadrat ist es wert, alle nutzlosen Ideen aufzuschreiben.

Eine solche Trennung von Fällen nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit ermöglicht es Ihnen, zu verstehen, worauf Sie während des Arbeitstages achten müssen und worauf Sie sicher verzichten können. Die Matrix hilft nicht nur in Arbeitsprozessen, sondern auch im Alltag. Wenn du Englisch lernen willst, ist es für dich interessant und hilft dir in deiner Karriere - das ist Platz B. Aber wenn du Spanisch lernen willst, nur um es zu wissen - das ist D, und du kannst es sicher vergessen.

Regeln für die Arbeitszeitplanung

Es gibt verschiedene Regeln für die effektive Verwaltung Ihres Arbeitstages. Der Einfachheit halber teilen wir den Tag in drei Teile:

  • Der Beginn des Arbeitstages.
  • Der Hauptworkflow.
  • Fertigstellung.

Der Morgen ist die wichtigste Etappe. Abhängig davon, wie viel Sie geschlafen haben, wie Sie aufgestanden sind und was Sie getan haben, hängen Ihre Stimmung, Ihre psychologische Einstellung und Ihre Leistung ab.

Zu den Grundsätzen eines „richtigen“ Morgens gehören:

  • Positive Einstellung. Wenn Sie jeden Tag mit dem Gedanken aufwachen, dass Sie Ihren Job hassen, sinkt die Produktivität. Versuchen Sie, den Morgen mit angenehmen Gedanken zu beginnen.
  • Versuchen Sie nicht zu "schwingen". Ist Ihnen aufgefallen, dass Sie nach dem Aufstehen noch 30 - 40 Minuten brauchen, um endlich zur Besinnung zu kommen? Dies ist eine Zeit, die es nicht wert ist, verschwendet zu werden. Sofort nach dem Aufwachen duschen, Kaffee kochen und statt einer halben Stunde „nirgendwo“ in Ruhe frühstücken.
  • Ruhiges Frühstück und Weg zur Arbeit. Es ist sehr wichtig, einen Tag ohne Hast zu beginnen. Wenn Sie es eilig haben, gibt der Körper zusätzliche Kraft und Nerven aus, die zu einer produktiveren Arbeit führen könnten. Wenn Sie sich ein herzhaftes Frühstück und eine gemütliche Reise nicht leisten können, gehen Sie später ins Bett und stehen Sie früher auf.
  • Schlüsselaufgaben Die meisten erfolgreichen Geschäftsleute argumentieren, dass die wichtigsten Aufgaben morgens erledigt werden müssen. Wie das Sprichwort sagt: "Wenn Sie pünktlich sein wollen, essen Sie einen Frosch zum Frühstück." Die Rolle des Frosches ist eine Sache, für die Sie sich überhaupt nicht engagieren wollen. Tun Sie es am Morgen, und die positive Einstellung, dass der „Frosch gegessen wird“, bleibt den ganzen Tag bestehen.

Der Hauptworkflow besteht aus den folgenden Aufgaben:

  • Löse dringende Aufgaben. Es ist wichtig zu verstehen, dass Sie sich nicht ausschließlich damit befassen müssen, wenn Ihnen während des Arbeitstages dringende Probleme auffallen. Zuerst müssen Sie verstehen, ob es wichtig ist oder nicht. Wenn es wichtig ist, müssen Sie sofort damit fortfahren. Wenn nicht, übertragen Sie die Verantwortung für die Umsetzung auf eine andere Person.
  • Befolgen Sie die Fristen. Jeden Tag sollten Sie sich ungefähre Termine festlegen, für die Sie das gesamte Aufgabenvolumen bewältigen müssen. Es ist wichtig, dass dies nicht "Alles bis 18:00 Uhr" war, sondern "Um 14:00 Uhr - Planen, um 15:00 Uhr - Analysieren der Indikatoren, um 16:00 Uhr - Erstellen eines Berichts" usw.
  • Arbeitsauftrag. Dies ist ein impliziter, aber sehr wichtiger Punkt. Wenn auf Ihrem Tisch ein Durcheinander liegt, gehen Ihre Augen ständig verloren. Und wenn sich am Arbeitsplatz ein fremdes Dokument befindet, können Sie mit dem Studium beginnen und verlieren einfach 20 - 30 Minuten.
  • Folgen Sie nicht den Impulsen. Das ist das Wichtigste. Es gibt einige Auslöser, die Sie dazu bringen, Ihre Aufmerksamkeit von der Arbeit auf etwas weniger Wichtiges zu lenken. Rufen Sie einen Freund an, wenn Sie einen Verkaufsplan analysieren? Wenn Sie dies nicht tun, verlieren Sie die Konzentration und verlieren leicht Ihre Arbeitsstimmung.
  • Gruppieren Sie eine Routine. Es ist sehr wichtig. Wenn Sie tagsüber 60 Anrufe tätigen müssen, ist es besser, diese in mehrere kleine Gruppen zu unterteilen, jeweils 10 bis 15. Nachdem Sie angerufen haben, können Sie eine andere Aufgabe ausführen. Indem Sie ständig von Routine zu kräftiger Aktivität wechseln, können Sie viel mehr tun.

Die Fertigstellung des Arbeitstages basiert auf folgenden Grundsätzen:

  • Beenden Sie das Notwendige. Es gibt eine Gruppe von Fällen, die im Feld "wichtig, aber nicht dringend" enthalten sind. Es ist am besten, sie während des Arbeitstages zu beenden und das "wichtige und dringende" Feld immer leer zu lassen.
  • Überprüfen Sie die Ergebnisse mit dem Plan. Alles, was Sie an einem Tag getan haben, müssen Sie mit Ihrem Plan vergleichen. Wenn Sie gerade mit der Planung Ihres Arbeitstages begonnen haben, liegen kleine Abweichungen vom Plan in der Größenordnung. Versuche so wenig wie möglich zu behalten.
  • Machen Sie am nächsten Tag einen Plan. Dies geschieht am besten am Ende des vorherigen Arbeitstages. Sie behalten also den Arbeitsgeist und es ist wichtig, ein echtes Arbeitsprogramm zu erstellen.

Wenn Sie eine Führungskraft sind, sollten Sie während des Arbeitstages eng mit Ihrer Sekretärin zusammenarbeiten.

Denken Sie daran, dass dies allgemeine Tipps sind. Sie berücksichtigen nicht Ihre individuellen Eigenschaften. Wenn es für Sie bequemer ist, dringende Arbeiten tagsüber und nicht morgens auszuführen, haben Sie das Recht. Wenn Sie es vorziehen, das Große und Schwierige als Letztes zu tun, und dies hat keinen Einfluss auf Ihre Stimmung an einem Tag - machen Sie es zum Letzten.

Die Planung des Arbeitstages sollte individuell sein.

Wichtige Fehler bei der Planung eines Arbeitstages

Trotz der Tatsache, dass die Praxis des Zeitmanagements fest in unserem Leben verankert ist, machen die meisten Menschen typische Fehler bei der Planung ihres Arbeitstages. Hier sind einige davon.

Fehler 1. Falsche Priorisierung.

Die Eisenhower Matrix sagt uns, dass wir wichtige Dinge tun müssen. Aber viele Menschen können leicht verwirren, worauf es ihnen ankommt. Quadrat A, das leer bleiben und für dringende und wichtige Angelegenheiten zuständig sein sollte, wird häufig mit C verwechselt, wo sich unwichtige Angelegenheiten angesammelt haben, die ein sofortiges Eingreifen erfordern.

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass Sie Ihre Energie ausschließlich für das verwenden sollten, was zu einem bestimmten Zeitpunkt für Sie wichtig ist. Arbeit für die Zukunft sollte dann geleistet werden, wenn die Dinge verschoben und richtig geplant werden können.

Fehler 2. Es wird zu viel Zeit für Kleinigkeiten aufgewendet.

Um zu erklären, warum Sie zunächst eine „Basis“ bilden müssen und erst dann die kleinen Dinge, wenden wir das Pareto-Gesetz an. Es heißt, dass 20% des Aufwands 80% des Ergebnisses ergeben. Das heißt, wenn Sie an etwas Wichtigem arbeiten, geben Sie 20% des Aufwands aus und erzielen 80% des Ergebnisses. Wenn Sie an kleinen Dingen arbeiten, erzielen Sie 4-mal weniger Ergebnisse und verbrauchen 4-mal mehr Energie.

Betrachten Sie ein kleines Beispiel. Sie müssen eine Werbekampagne durchführen. Wenn Sie 10 Motive erstellen, Stichwörter und Ausdrücke für diese auswählen und sie auf vorbereiteten Websites ausführen, sind dies 20% der Arbeit, was 80% des Ergebnisses ergibt. Wenn Sie sich jedoch die Zeit nehmen, Schriften und Bilder zu bearbeiten, Ausdrücke auszuwählen und zu verfeinern, nach zusätzlichen Werbeplattformen zu suchen und dann viel mehr Aufwand zu betreiben. All dies muss getan werden, aber nach dem Start der Werbekampagne, wenn Sie das erste Ergebnis erreichen.

Fehler 3. Zeitmangel für persönliche Angelegenheiten.

Jede Person sollte ein persönliches Leben und freie Berufswahl haben. Wenn Sie viel zu tun haben und nicht ein bis zwei Stunden Zeit für Ihr Hobby haben, dann ist dies eine schlechte Planung für Ihren eigenen Tag. Die Planung Ihrer Arbeitszeit ist nicht nur deshalb wichtig, weil Sie damit mehr tun können. Es gibt Ihnen die Möglichkeit, Dinge ohne Eile zu tun, die Sie mögen.

Wie lernst du, deinen Tag zu planen?

Ganz einfach: Beginnen Sie mit der Planung!

Die beste Option für die Gestaltung Ihres eigenen Tages zu finden, ist für niemanden sofort möglich. Warum?

  1. Jede Art von Persönlichkeits- und Charaktereigenschaften erfordert einen besonderen Ansatz. Das System der Blöcke funktioniert besser mit visuellen und digitalen Elementen - sie mögen zeitbasierte Genauigkeit, und Audials wählen häufig Timer.
  2. Jede Angewohnheit braucht Zeit zum Einführen. Daher gibt es Rückschläge in der Planung, die Ablehnung von Tageslisten, neue Retouren und die Suche nach Lösungen.
  3. Die Vorteile von Plänen sind nicht sofort zu spüren. Zuerst muss man verstehen, wie man seinen Tag plant, und erst dann wird die Wirkung der geleisteten Arbeit erkannt.
  4. Symbiotische Optionen sind für jemanden geeignet, bei dem auf der Grundlage vieler Schemata ein einzigartiges „persönliches“ geschaffen wird, das vor allem den Bedürfnissen und Zielen einer Person entspricht.

Als Ansporn und als systematische Erfahrung schlage ich vor zu sehen, wie erfolgreich Menschen ihren Tag planen - am Beispiel von A. Parabellum. Ich bin mir nicht sicher, ob dies seine dauerhafte Option ist, aber er sprach bei einem Treffen des Formats "Business Cafe" über ein solches Schema.

Planung von Parabellum: Flowchart und Origami

Die Ursprünge des Plans des führenden Trainers unseres Landes nannte ich für mich „Origami“. Hat er einen offiziellen Namen? Lassen Sie es daher „Origami“ bleiben: klar, klar und spiegelt das Wesentliche der Methode wider.

Parabellum spricht am häufigsten von zwei Planungstechniken:

  • Blöcke - Fokus, Puffer, kommunikativ und zur Entspannung,
  • Origami ist ein kompakter Tagesplan für Geschäftsleute.

Blockdiagramm für die Planung

Bei dieser Methode gibt es keine minutenweise Kontrolle über Angelegenheiten, aber es gibt eine Liste von Fällen im „Körper“ jedes Zeitraums.

Insgesamt wird empfohlen, 4 Blöcke zu verwenden, die die gleichen und ähnliche Dinge kombinieren!

Puffer - Arbeits- oder Heimroutine. Die Aufgaben, die auf den Aufgabenlisten erscheinen, sind die ganze Zeit und bilden tatsächlich den ganzen Tag. Es ist unmöglich, "Siege" von Pufferblöcken über den Rest zuzulassen, daher ist es wichtig, sie einzuschränken: Zeit und Umfang der Angelegenheiten.

Ein Block nicht mehr als 3-4 Stunden, Belegungsrate von jedem - bis zu 60% des temporären Volumens.

  • Klare Zeitpläne für die Ausführung haben.
  • Die wichtigsten Aufgaben nach jedem Kriterium.
  • Emotional schwierige Dinge.
  • Kleine Fragen.

Фокусные блоки – развитие и стратегия. Это самые важные участки плана, так как именно они двигают нас вперед. Их не может и не должно быть много – хватает 2-3 в неделю. Ставить фокусные дела нужно только между буферными, чтобы уже была сосредоточенность на работе, структурное мышление и ориентированность на решение задач.

Важный нюанс – полная отдача поставленному делу. Ohne Ablenkungen und äußere Einflüsse.

Verbringen Sie diese Zeit im Idealfall alleine mit sich selbst - mit ausgeschalteten Messenger, ohne Telefon und sogar ohne Internet. In einem Umfeld des isolierten Brainstormings entstehen die besten Ideen.

Kommunikationsblock - alle Arten von Kommunikation. Dies sind Anrufe, Briefe, Besprechungen, Besprechungen - all die kleinen Aufgaben, die uns ablenken, wenn Sie sie nicht zu einer Einheit zusammenfassen.

Für die Kommunikation ist es am besten, sich morgens und abends Zeit zu nehmen - dies ist die produktivste. Wie viel ist zuzuteilen? Das ist schwer zu sagen, da es von der Intensität und Qualität der Kommunikation abhängt - von einer halben bis zu einer halben Stunde.

Ratschläge für Freiberufler, die Instant Messenger benötigen. Ich rate Ihnen, die Kommunikationseinheit in kurzen Abständen von einer halben Stunde aufzustellen - ungefähr 3-4 pro Tag. Dies reicht aus, um auch dringende Probleme zu lösen.

Pause oder Verlangsamung - 4 Block. Jetzt ist es in Mode gekommen, das Wort "Verlangsamung" zu verwenden. Es impliziert, dass wir "Eile-Eile", "Denken-Denken", "Entscheiden-Entscheiden" und dann ein und aus dem Rennen.

Planungszeit für Ruhezeiten ist wichtig und notwendig, daher ist es unmöglich, diese Blöcke vom Wochenplan auszuschließen.

So planen Sie Ihren Tag - ein Beispiel für ein Blockdiagramm eines normalen Büroarbeitstages:

Origami Plan von A. Parabellum

Vielleicht verwendet jemand anderes ein solches Schema. Aber ich habe sie nur einmal beim Training von Andrei Parabellum getroffen. Für mich ist dies ein Hack aus der Serie "Tipps von erfolgreichen Menschen: Wie Sie Ihren Tag planen".

  1. Es wird ein Blatt A4-Papier aus dem gängigsten Büropapier entnommen. Wir verdoppeln es in zwei Hälften. Wir erhalten natürliche Blöcke in einem Viertel - dem A6-Format.
  2. Wir geben jedem Block eine eigene To-Do-Liste. Die Auswahl unterscheidet sich geringfügig vom vorherigen Schema, da es mehr Abschnitte für Aufgabenlisten gibt.

Es ist bequem, die Listen "Aufrufen", "Schreiben", "Kaufen", "Lesen", "Ausruhen" sowie das Standard-Blockdiagrammformat zu verwenden. Es entsteht ein Blockschaltbild mit Entschlüsselung und weiteren Dingen für die unerwartet freie Zeit

  1. Wir führen die Arbeiten nach dem Blockschaltbild und weitere aus der Liste durch.

Beispiel: Hat der Pufferblock eine halbe Stunde früher als geplant geendet? Wir sehen uns Listen mit zusätzlichen Fällen an. Wir wählen die optimale Aufgabe für den aktuellen Moment. Idealerweise signifikant nach der Eisenhower-Matrix. Wir machen es. Gehen Sie zum richtigen Zeitpunkt planmäßig zum nächsten Block.

Hier sind zwei Möglichkeiten. Sie helfen Ihnen zu verstehen, wie Sie Ihren Tag planen können. Wo soll ich anfangen? Es gibt jedoch viele Möglichkeiten, sich den eigenen Tagesablauf zusammenzustellen. Ich werde sie alle nach und nach aussortieren.

Stellen Sie sich eine Situation aus dem Leben vor

Sie stehen morgens auf und gehen zur Arbeit, so wie Sie sich erinnern:

Wann bist du zur Arbeit gekommen:

Der Kopf ist bereits voll, aber die Zeit hält nicht an, ein Kunde, eine nahe Person, ein Kollege kann Sie anrufen, eine unvorhergesehene Situation kann eintreten, usw. Was passiert in diesem Fall? Wir vergessen etwas. Wenn wir vergessen, Lebensmittel im Laden zu kaufen, passiert natürlich nichts Schlimmes, aber Sie können das Wichtigste vergessen: Kommen Sie nicht zu einem wichtigen Treffen, nehmen Sie Medikamente usw.

Darüber hinaus werden unsere analytischen Fähigkeiten umso schlechter, je mehr Dinge wir im Kopf haben, da Energie für das Erinnern von Informationen aufgewendet wird.

Notebook-Vorteile

Notebook - Behebt alle oben beschriebenen Probleme und bietet im Vergleich zum Arbeiten aus dem Speicher folgende Vorteile:

1) Schreiben ist immer schneller als Erinnern. Zum Beispiel ist das Brennen eines Mobiltelefons 10-100 Mal schneller als das Erinnern. Auch im Geschäft.

2) Energie sparen. Um das Wichtige nicht zu vergessen, erinnern wir uns oft daran, dass Energie verschwendet wird. Notebook behebt dieses Problem.

3) Zuverlässigkeit. Was mit einem Stift geschrieben ist, kann nicht mit einer Axt geschnitten werden. Jedes Geschäft kann vor dem Hintergrund von Müdigkeit, Emotionen oder anderen Dingen vergessen werden. Aber wenn Sie die Aufgaben aufschreiben, ist das Vergessen viel schwieriger.

Sie können eine Liste der Aufgaben auf einem normalen Blatt, einem Notizblock, aufbewahren. Es ist jedoch besser, wenn es sich um ein Notizbuch handelt, da es einen Kalender enthält. Die Liste der Aufgaben für diesen Tag kann sich auf einem Computer oder in Papierform befinden. Das Wichtigste ist, dass Sie es haben, denn es ist die Grundlage für die Planung, wie die Stiftung zu Hause. Wenn das Haus kein Fundament hat, kann höchstens eine kleine einstöckige Struktur ohne Heizung aus Kunststoff oder Sperrholz gebaut werden. Natürlich können Sie auch ohne Aufgabenliste für den Tag oder das Notizbuch planen, aber die Möglichkeiten sind sehr begrenzt.

Das Wichtigste in der Aufgabenliste oder im Notizbuch ist die Liste der Aufgaben, die tagsüber erledigt werden müssen. Der zweitwichtigste Teil ist der Kalender, in dem Sie die Aufgaben sehen können, die an einem bestimmten Tag erledigt werden müssen. Daher ist ein Notizbuch einer normalen Liste vorzuziehen, da es einen Kalender gibt.

2 Möglichkeiten: Arbeiten Sie jeden Tag mit der Aufgabenliste

Wenn Sie mit einem Zeitplaner oder einem Notizbuch arbeiten, ist es am wichtigsten, nach einem zuvor erstellten Plan zu arbeiten. Überprüfen Sie dazu regelmäßig Ihr Notizbuch, um festzustellen, ob Sie alles getan haben, was Sie für heute geplant haben. Sie können die Liste anzeigen, nachdem Sie den aktuellen Fall abgeschlossen haben. Es ist sehr wichtig, Ihrem Organisator wichtige Dinge hinzuzufügen, die Sie heute tun müssen.

Methode 3: Erst schreiben, dann machen

Wenn eine neue Aufgabe eintrifft und sie nicht dringend ist, schreiben Sie sie zuerst in das Notizbuch und fahren Sie erst dann fort, wenn es darum geht. Alle neuen Aufgaben scheinen sehr wichtig zu sein, und wir übernehmen alles: E-Mails abrufen, Anrufe tätigen usw. Sobald Sie jedoch alle eingehenden Fälle in Ihrem Notizbuch aufschreiben, werden Sie feststellen, dass es weitere gibt wichtige Aufgaben.

Alle Bewegungen der rechten Körperseite werden von der linken Gehirnhälfte gesteuert, die für die Logik verantwortlich ist. Wenn wir mit der rechten Hand eine neue Aufgabe aufschreiben, aktivieren wir die linke Gehirnhälfte, die für die Logik verantwortlich ist. Das Aktivieren der Logik beim Aufnehmen mit der rechten Hand hilft uns, bessere Entscheidungen zu treffen.

Wenn Sie alle Dinge in das Notizbuch schreiben, bevor Sie mit der Arbeit beginnen, können Sie die wichtigsten Aufgaben während des Tages ausführen und den sekundären Aufgaben standhalten, die Sie ständig ablenken.

4 wege. Erst wichtige, dann dringende Aufgaben

Alle geplanten Angelegenheiten sollten in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit und dann nach Ausführungszeit ausgeführt werden. Ausgehend von den wichtigsten und allmählich zu den weniger bedeutenden. Schreiben Sie die Dinge in Ihrem Plan für heute in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit auf, sortieren Sie sie nach Dringlichkeit und beginnen Sie mit der Arbeit mit der höchsten Priorität.

Ein Freund hat Sie beispielsweise angerufen, um mit Ihnen zu chatten. Ein Anruf, eine dringende Angelegenheit, weil das Telefon gerade klingelt, aber es ist möglicherweise nicht wichtig. Wenn Sie wichtigere Aufgaben haben, zum Beispiel um einen Bericht über die Arbeit zu erstellen, ist es besser, zuerst alle wichtigeren Aufgaben zu erledigen, insbesondere den Bericht, und dann, wenn Sie Zeit haben, zurückzurufen und mit einem Freund zu sprechen. Aber nicht umgekehrt, sonst haben Sie aufgrund eines unbedeutenden Anrufs möglicherweise keine Zeit, etwas Wichtigeres zu tun.

Wichtigkeit priorisiert die Dringlichkeit. Dringende Angelegenheiten sollten nur unternommen werden, wenn Sie die Kontrolle über die Situation haben und zuversichtlich sind, dass Sie immer wichtiger werden.

5 Wege: Elektronischer Organizer

Es gibt eine Vielzahl von elektronischen Notizbüchern. Das elektronische Tagebuch hat unbestreitbare Vorteile gegenüber Papier:

A. Zeit sparen. In einem elektronischen Tagebuch müssen Sie keine Aufgaben vom letzten auf den aktuellen Tag umschreiben, und Sie können damit auch auf einem Computer, einem Telefon oder Tablet arbeiten und Daten auf allen Geräten synchronisieren.

B. Volumen und Geschwindigkeit: In einem elektronischen Tagebuch können Sie sehr schnell eine große Menge an Informationen für die weitere Arbeit kopieren. Zum Beispiel: Sie möchten abends eine Bananentorte backen und müssen die notwendigen Zutaten im Voraus aufschreiben, bevor Sie in den Laden gehen. Wenn Sie über einen elektronischen Organizer verfügen, können Sie das gesamte Rezept innerhalb von Sekunden aus dem Internet in das Tagebuch kopieren. Gleichzeitig benötigen Sie mehr Zeit als das gesamte Rezept in elektronischer Form, um nur Zutaten von Hand auf ein Stück Papier zu schreiben. Und im Laden reicht es aus, ein Tagebuch am Telefon einzuschließen, um schnell zu verstehen, was zu kaufen ist.

B. Bequemlichkeit. Es ist unbequem, ein gewöhnliches Notizbuch für Transportzwecke, Geschäfte oder im Urlaub zu verwenden. An diesen Orten ist es schwierig, Notizen aufzuschreiben und anzusehen, da das Papiertagebuch groß ist und Sie zum Öffnen zwei Hände benötigen. Aber das elektronische Notizbuch am Telefon ist immer dabei, egal wo Sie sind: Transport, Laden, Straße. Sie können schnell auf Ihrem Computer aufnehmen und dann synchronisieren, sodass diese Notizen in Sekunden auf Ihrem Telefon angezeigt werden.

Unter den elektronischen Veranstaltern empfehle ich jedem, der die kostenlose Synchronisation mit einem Computer oder unserem fortgeschrittenen russischen Leitaufgabenanalog absolviert, aber die Synchronisation wird dafür bezahlt.

6 way: Planen Sie den nächsten Tag am Abend

Machen Sie einen Aktionsplan am nächsten Tag im Voraus. Die beste Zeit ist das Ende des Arbeitstages, bevor Sie nach Hause gehen. Diese einfache Aktion hilft Ihnen dabei, besser zu schlafen, da die Ursache für Schlaflosigkeit oft darin besteht, dass wir uns abends alle wichtigen Dinge merken, die wir morgen tun müssen, um sie morgens nicht zu vergessen. Und genau diese Gedanken hindern uns daran, uns zu entspannen und ruhig einzuschlafen. Wenn Sie jedoch alle Ihre Pläne aufschreiben, sorgen Sie nicht nur für einen ruhigen Schlaf, sondern auch für den Abend.

Wenn Sie im Voraus einen Plan erstellen, arbeitet Ihr Unterbewusstsein die ganze Nacht daran, wie Sie am besten das tun, was geplant ist. Die Lösung komplexer Probleme kann beim Frühstück, auf dem Weg zur Arbeit oder sogar mitten in der Nacht zu Ihnen kommen. Es ist der Morgen, an dem am häufigsten neue Ideen kommen und Sie diese Zeit maximal nutzen, Sie müssen nur am nächsten Tag im Voraus eine Aufgabenliste schreiben.

Übrigens: Wenn Sie Fragen haben, auf die Sie eine Antwort haben möchten, fragen Sie sie sich, bevor Sie einschlafen und die Augen schließen, am besten laut und schlafen Sie sofort ein. Und machen Sie sich morgens bereit, um sofort alle Gedanken aufzuschreiben, die in dem Moment auftreten können, in dem Sie aufwachen oder später.

Methode 7: Planen Sie komplexe Aufgaben, um Ihre Aktivität zu optimieren

Machen Sie einen Plan für den Tag, damit die Arbeit, die hohe Energiekosten erfordert, zum Höhepunkt Ihrer Aktivität fällt, wenn Sie viel Kraft haben und so produktiv wie möglich sind. In der Regel beginnt der Aktivitätsgipfel am Morgen, denn nach dem Schlafen haben Sie viel Kraft und einen frischen Kopf, aber es kommt vor, dass der Aktivitätsgipfel tagsüber und sogar abends auftreten kann.

Die energieintensivsten Berufe sind Dinge, für die es kein Talent gibt. In der Regel sind dies diejenigen Klassen, die Sie nicht am liebsten machen möchten. Im Zeitmanagement werden diese Dinge Frösche genannt, weil es unangenehm ist, diese Aufgaben zu starten. Im Zeitmanagement gibt es eine Regel: Beginnen Sie den Tag mit einem Froschvon einem unangenehmen Geschäft. Mit dieser Regel können Sie effizienter arbeiten, da in der Regel morgens die meisten Kräfte benötigt werden und diese Kräfte äußerst wichtig sind, um die unangenehmste Arbeit zu verrichten.

Lassen Sie mich ein Beispiel aus meinem Leben geben, ich habe eine technische Mentalität, daher sind genaue Wissenschaften wie: Physik und Mathematik für mich einfach, aber mit humanitären Fächern ist es schwieriger, wenn ich in der Schule war, mich morgens oft auf eine Kontrolle in Englisch vorzubereiten. Ich stand 1-2 Stunden vor der Schule auf und lernte Englisch. Es war am Morgen, als ich die meiste Energie hatte. Zu dieser Zeit war es für mich einfacher, die schwierige Aufgabe zu erledigen, für die ich am wenigsten Talent hatte. Die Ergebnisse der Vorbereitung haben alle meine Erwartungen übertroffen, ich bin in einem Thema, das mir nicht gefiel, ausgezeichnet oder gut geworden.

Planen Sie die unangenehmsten Aufgaben auf dem Höhepunkt der Aktivität, zum Beispiel am Morgen, und Sie werden sehen, wie Sie mehr tun und Ihre persönliche Effektivität steigern.

Sehen Sie sich das Video an: Arbeiten mit der Eisenhower-Matrix. Praxisnah erklärt von Katharina Dietze (Kann 2021).

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